Elk jaar 216 bomen en 338.000 werkuren gespaard
Onze elektronische prijsetiketten in cijfers
3 miljoen papieren prijsetiketten vervangen door een elektronische variant. Dat is de taak van Stein Roosbeek en zijn team. Als projectmanager bij Colruyt Group leidde hij dat project de afgelopen 3 jaar in goede banen. “De digitalisering heeft impact op de hele winkel. De nieuwe prijsetiketten zijn visueel sterk en duidelijk voor onze klanten. Dat maakt het project leuk om aan te werken,” zegt Stein.
Stein noemt zichzelf vooral een bewaker. “Ik bewaak de scope, de kosten en de timing van het project. Ik zorg ervoor dat we opleveren wat we beloofd hebben aan onze opdrachtgever, binnen het opgegeven budget en de deadlines.” Stein heeft een helikopterzicht over het project én de cijfers. Hij geeft graag prijs hoeveel prijsetiketten vervangen zijn, hoeveel werk het team daarin stak en de mooie resultaten.
Meer dan 25.000 uur werk
De nieuwe prijsetiketten waren er niet op een-twee-drie. Er kroop veel tijd en moeite in. “Alleen al de mensen van IT hebben er 25.000 uur aan gewerkt. En dan hebben we het nog niet over alle andere teamleden. Ons kernteam bestond uit 20 personen, waaronder functioneel analisten, software engineers, application managers, IT-architecten, aankopers en coördinatoren”, vertelt Stein.
Ook de installatie van het systeem in de Colruyt-winkels neemt veel tijd in beslag. “Wij vroegen aan de regiomanagers om in elke winkel een bediende-verkoper te selecteren: dat zijn dus ongeveer 250 mensen. Zij groeperen zich in groepjes van een achttal mensen om de elektronische prijsetiketten te implementeren in alle winkels. Bovendien werken ze hierbij zeer nauw samen met onze techniekers. Daar zijn ze wekenlang mee bezig, want de installatie in een winkel vraagt ongeveer 300 uur.”
Om de elektronische prijsetiketten sneller in alle winkels te krijgen, pakken Stein en zijn team de uitrol op een nieuwe manier aan: voor de eerste keer schakelen meerdere teams tegelijkertijd meerdere winkels om. “Normaal werken we installaties winkel per winkel af. Nu doen we een tiental winkels per week. Het duurt telkens een week voor een winkel volledig omgeschakeld is. Op die manier verwachten we dat de uitrol in een klein jaar rond is.”
Prijsetiketten van Halle tot Parijs
“Elke winkel telt gemiddeld 12.000 artikelen. Vroeger vervingen de winkelmedewerkers wekelijks 7.000 papieren etiketten met de hand. Op minder dan 2 weken tijd voerden ze zo evenveel prijsupdates door als er producten zijn”, berekent Stein. “In de ongeveer 240 Colruyt-winkels hangen iets meer dan 3 miljoen prijsetiketten. Om je dat visueel voor te stellen: als je alle elektronische prijsetiketten naast elkaar zou leggen, dan heb je een lijn van 289 km. Dat is bijna de afstand van Halle naar Parijs.”
Werk van lange adem
Het idee om van papieren naar elektronische prijsetiketten te gaan, leeft al lang binnen Colruyt Group. Toch duurde het meer dan 20 jaar voor die droom werkelijkheid werd. “Verschillende factoren speelden mee. Toen de eerste generatie elektronische prijsetiketten uitkwam, was die praktisch onbetaalbaar”, legt Stein uit. “Ook onze Rode Prijzen stelden het project uit. Voor Colruyt Group is dat onmisbaar: we moeten die kunnen afbeelden. Een lange tijd was enkel zwarte en witte inkt op elektronische prijsetiketten beschikbaar. Zodra elektronische prijsetiketten met rode inkt op de markt verschenen, sprong Colruyt Group op de kar.”
Tijdlijn van de elektronische prijsetiketten
2013: start van de haalbaarheidsstudie naar elektronische prijsetiketten
2015: zoeken naar een leverancier en opening van eerste testwinkel
2016-2017: testen van de technologie en opening van twee extra winkels met elektronische prijsetiketten
2018: testwinkels zijn goedgekeurd en bevestigingsmechanismen worden ontwikkeld
2019: uitrol van de elektronische prijsetiketten naar de Colruyt-winkels
2020: alle Colruyt-winkels hebben elektronische prijsetiketten
216 bomen per jaar gespaard
De elektronische prijsetiketten zijn hun investering meer dan waard. Zeker op het vlak van papierbesparing. “Elk jaar vervingen wij 75 miljoen papieren prijsetiketten”, zegt Stein. “Dat zijn 13 miljoen A4’tjes; ongeveer 216 bomen per jaar die gespaard blijven.” De geavanceerde elektronische prijsetiketten zijn ook energiezuinig. Ze verbruiken enkel stroom op het moment dat de prijs op het etiket verandert.
Qua werkefficiëntie zijn de nieuwe prijsetiketten ook een grote stap vooruit. “Per week spendeerden de winkelmedewerkers ongeveer 26 uur aan het vervangen van prijsetiketten. In elke winkel. Alles opgeteld zijn dat jaarlijks 338.000 werkuren die zij nu beter kunnen besteden. Bovendien zijn prijswijzigingen nu sneller zichtbaar in de winkel: we moeten nieuwe etiketten niet langer afdrukken, vervoeren en handmatig vervangen. Met een druk op de knop verandert de prijs in alle filialen. Zo staat een verlaagde prijs een dag sneller op de etiketten.”
Op wereldreis binnen het bedrijf
Als projectmanager bracht Stein structuur in het project. Om dat gedaan te krijgen, moet je vlot overweg kunnen met risicoanalyses, planningen en budgetten. “Die hard skills zijn belangrijk”, zegt Stein. “Maar wat ik nog belangrijker vind, zijn goede social skills. Je moet kunnen aanvoelen wat er goed en slecht zit tijdens het project. Ervoor zorgen dat iedereen zich goed voelt in het team en met volle goesting aan het project werkt: dat vind ik het leukste om te doen. Ik wil dat iedereen plezier beleeft aan zijn werk.”
Het project van de elektronische prijsetiketten bracht medewerkers van heel het bedrijf samen: technische profielen, magazijniers, IT’ers, directie, winkelpersoneel. “Echt heel tof. Ik had het gevoel dat ik op wereldreis was binnen Colruyt Group”, vertelt Stein. “Ik leerde mensen kennen in functies waar ik nog nooit van had gehoord. Ik werkte al 10 jaar bij Colruyt Group toen ik aan dit project begon en toch is er een hele nieuwe wereld opengegaan.”