Mijn werk heeft impact op de volledige supply chain

Vertrekkende van de verkoopcijfers van de afgelopen jaren, maak ik samen met mijn collega’s nieuwe verkoopprognoses voor de winkels van Colruyt, Bio-Planet, OKay en onze filialen in Luxemburg. De verkoopcijfers van het voorbije jaar zuiveren we uit van atypische effecten die impact hadden op de verkoop. Tegelijk maken we een nieuwe inschatting met de factoren van het huidig jaar. Denk aan promoties, prijsreacties, maar ook trends en hypes nemen we mee in onze berekeningen. Iedere analyst is verantwoordelijk voor een deel van het productassortiment. Zelf werk ik hoofdzakelijk op diepvries-, en verse producten, zoals scampi’s, vis, deegwaren en roomproducten. Wil ik eens een ander segment uitproberen? Dan kan dat perfect!

Van zodra ik mijn prognoses heb afgerond, zijn mijn collega’s van Demand & Supply Planning aan zet. Zij bepalen het stockniveau in de winkels, en dat doen ze grotendeels op basis van mijn verkoopprognoses. Dus hoe hoger mijn verkoopvoorspellingen, hoe meer er besteld wordt bij onze leveranciers. Is er een afwijking tussen mijn prognose en de effectieve verkoop? Dan is het mijn taak om zo snel mogelijk bij te sturen om overstock te vermijden. Dus hoewel mijn collega’s mijn prognoses steeds met een kritische blik bekijken en niet 100% blindelings aannemen, heb ik wel een grote verantwoordelijkheid.

De grote lijnen in mijn verkoopprognoses kan ik inderdaad ruim op voorhand voorbereiden op basis van data van de afgelopen jaren. Toch is het complexer dan het lijkt. Er moeten namelijk regelmatig last minute aanpassingen gebeuren die we onmogelijk hadden kunnen voorspellen. Onlangs zaten we nog in zo’n situatie. Door de welgekende coronamaatregelen merkten we dat de ijstaarten het tijdens van de feestdagen véél minder goed deden dan vorige jaren. Door die negatieve trend in de grafiek op tijd te alarmeren bij mijn collega’s van aankoop en stockbeheer, hebben we enorme overschotten in de winkels kunnen vermijden. In zo’n situatie maakt onze dienst enorme impact op de logistieke keten. Ik weet dus wat en waarvoor ik mijn job doe, en dat geeft enorm veel voldoening!

Als Supply Chain Coördinator ben ik het aanspreekpunt voor onze leveranciers op logistiek vlak en dit op strategisch niveau. Samen met onze leveranciers ga ik op zoek naar manieren om onze logistieke processen en bijgevolg onze samenwerking verder te optimaliseren. Zijn er bepaalde logistieke flows bij leveranciers, zoals transport- of stockproblemen, die we samen kunnen aanpakken? Dan ben ik diegene die met hen rond de tafel ga zitten om op een constructieve manier tot een oplossing te komen. Die verbeteringen maken het meteen ook makkelijker voor alle andere collega’s die met deze leveranciers in contact staan.

Onlangs werkte ik nog mee aan een grootschalig project in samenwerking met een internationale drankenfabrikant. Van een palet waarop normaal vier lagen frisdrank op staan, hebben we er nu vijf lagen van gemaakt. Dat lijkt misschien een banale aanpassing, maar op logistiek vlak heeft dat een enorme, positieve impact. Hoe meer je namelijk op een pallet kan plaatsen, hoe minder vrachtwagens door onze leverancier op de baan worden gestuurd. Voor ons betekent dat dan weer dat we minder paletten moeten manipuleren doorheen de hele logistieke keten. Een absolute win-winsituatie voor beide partijen, én ook op ecologisch vlak heeft het een positieve impact. Zo’n projecten geven mij extra voldoening!

Doordat Colruyt Group is uitgegroeid door een grote, solide organisatie, zijn ook het aantal leveranciers mee in aantal toegenomen. Ondertussen kunnen meer dan 2.500 leveranciers – van de grote internationale spelers tot de kleinste bio-boer – bij ons terecht voor allerhande vragen of problemen. Dankzij die veelzijdige samenwerkingen, kom ik in contact met ontzettend veel en verschillende mensen. Daardoor ziet elke dag er anders uit, een enorme troef aan deze job!

Gemiddeld worden er bij Colruyt Group per dag zo’n 850 ritten ingepland, daarvoor worden 500 à 550 chauffeurs ingezet. Samen met mijn collega’s zorg ik ervoor dat die vrachtwagens vlot en tijdig in onze winkels aankomen. Om dat logistieke proces tot een goed einde te brengen, teken ik van a tot z een high level transportplanning uit waarop mijn collega’s en ik ons baseren voor een periode van 6 maanden. Hoe goed we onze planning ook voorbereiden, er zijn altijd onvoorziene scenario’s, zoals gevaarlijke weersomstandigheden en wegenwerken, die roet in het eten gooien en waar we vaak ad hoc op moeten reageren. Een goed aanpassingsvermogen komt dus zeker van pas!

Vooral tijdens de eindejaarsperiode is het alle hens aan dek. We proberen tijdens deze drukke periode zo weinig mogelijk aan het toeval over te laten. Zo ligt onze transportplanning voor december al in november op tafel, maar onze planning pakte dit jaar iets anders uit dan voorzien. De directie besliste namelijk om alle winkelmedewerkers op 2 januari een extra verlofdag te gunnen, en de meeste filialen sloten hun deuren. Een mooi initiatief, maar die wijziging betekende dat wij onze transportplanning helemaal moesten herzien. Alleen door snel te schakelen, goed af te stemmen met de betrokken diensten, waaronder aankoop, verkoop, logistiek en stockbeheer, én door het hoofd koel te houden, zijn we erin geslaagd om alles tijdig rond te krijgen!

Het operationele aspect van mijn functie is één ding, maar het gebeurt eveneens dat ik vanuit mijn expertenrol wordt gevraagd om deel te nemen aan projecten. In dat geval werk ik op tactisch niveau mee aan diverse projecten en ga ik op zoek naar hoe we onze logistieke flows nog beter kunnen organiseren. Onlangs maakte ik deel uit van een grootschalig proefproject van Collect&Go om bestellingen aan huis te leveren. Aan uitdaging en afwisseling in mijn job dus geen gebrek!