Als Management Assistant is geen enkele dag hetzelfde
Astrid
Management Assistant Marketing Retail Partners Colruyt Group
Ruimte voor mijn interesses
Toen ik op gesprek ging stonden er twee vacatures als Management Assistant open, bij marketing en bij logistiek. Er werd mij meteen gevraagd naar welke vacature mijn voorkeur uit ging. Hiervoor werkte ik bij een HR-bedrijf waar ik al wat redactiewerk had gedaan. Aangezien ik bij marketing ook de kans zou krijgen om me met creatieve projecten bezig te houden, was die keuze snel gemaakt. Als nieuwe assistente komt er natuurlijk veel op je af, maar ik heb van bij de start altijd de ruimte gekregen om aan te geven wat ik graag doe. Daardoor kwamen er geleidelijk aan meer creatieve taken bij.
“Administratieve taken en creatieve projecten combineren? Graag!”
Plannen, structureren en samenwerken
Als Management Assistant is het heel belangrijk dat je goed kan plannen en gestructureerd kan werken. Voor je aan iets begint, moet je stilstaan bij hoe je het moet aanpakken en structureren. Vragen komen ook van overal, dus zonder structuur en goede planning kan je dat heel moeilijk bijhouden. We vormen met de assistentes wel een heel hecht team, dus we werken vaak samen. Iedereen springt meteen voor elkaar in de bres. Dat is ook wat mij het meeste motiveert in mijn job. Ik werk heel graag samen met mensen en voor mensen.
Een groot netwerk om aan te spreken
Ook buiten mijn afdeling heb ik veel contact met collega’s. Binnen Colruyt Group heerst een grote overlegcultuur, dus ik heb veel meetings en dat brengt een groot netwerk met zich mee. Ik spreek dat netwerk dan ook graag aan en omgekeerd merk ik dat mensen het leuk vinden om aangesproken te worden. Regelmatig organiseer ik events zoals een afscheidsdrink, een quiz, een eindejaarsdrink, … Daar krijg ik in de eerste plaats de ruimte voor, maar ook de vrijheid om mijn werkgroep zelf samen te stellen.
Andere mogelijkheden genoeg
Ik hoor vaak dat mensen een ‘werkvereenvoudiger’ in mij zien. Daar ligt de focus op hoe je werk van anderen kan vereenvoudigen door bvb coaching of processen te (her)bekijken. Ook Project Manager spreekt mij aan, omdat ik veel energie krijg uit mensen samenbrengen en doen samenwerken. Voorlopig leer ik nog heel veel bij, dus alles op zijn tijd. Er zijn ook veel mogelijkheden qua opleidingen om verder te groeien. Het gebeurt regelmatig dat nieuwelingen van een andere dienst komen en zijn doorgegroeid. Ik vind het knap dat dat allemaal in hetzelfde bedrijf kan.
Ann
Personal Assistant CEO Retail Partners Colruyt Group
Grootgebracht bij Colruyt Group
Bijna 30 jaar werk ik voor Colruyt Group waarvan ondertussen 19 jaar als Personal Assistant van dezelfde directeur. Dat is een heel bewuste keuze. Tijdens dat eerste gesprek met hem voelde ik meteen een klik. Dat is heel belangrijk voor mij. En na zoveel tijd heb je een persoonlijke band en is er veel onderling vertrouwen. Binnenkort start er een nieuwe CEO voor wie ik zal werken en neem ik afscheid van de huidige. Dat was eerst een moeilijke boodschap, maar ook met de nieuwe CEO was die eerste klik er. Ik heb er dus zeker vertrouwen in dat het goed zal meevallen! Ik hoop weer vertrokken te zijn voor nog eens 10 jaar.
“Als moederkloek ontferm ik me over een jong, dynamisch team.”
Elke dag is anders
Als ik ‘s ochtends aan mijn dag begin, weet ik nooit hoe die zal verlopen. Dat vind ik net leuk, ik zie wel wat er op mij afkomt. Ik bepaal ook zelf wat ik eerst doe. Meestal start ik met de mailbox en daar komen heel wat to do’s uit. Afhankelijk van wat er al op de planning staat, ga ik daar dan mee aan de slag. Daarnaast is zorgzaam zijn een heel belangrijk aspect van de job. Je moet er eigenlijk voor zorgen dat je manager comfortabel op zijn stoel zit en efficiënt kan werken. Alles daarrond moet door de assistent verwezenlijkt worden. Die combi van verschillende dingen, daar hou ik van. De meeste energie? Die haal ik uit de ondersteuning van onze CEO, maar evenzeer uit de strategische dagen waarbij ik notities neem. Daar schrijf ik achteraf een verslag van, zodat hierop verder gebouwd kan worden.
Leren van mekaar
Ik heb nog nooit in zo’n leuk team gewerkt met veel jonge mensen en een aantal nieuwelingen. We dragen enorm zorg voor elkaar. Ik voel me wel eens de moederkloek die zich ontfermt over een jong, dynamisch team. Vanuit mijn ervaring probeer ik hen goede raad mee te geven en hen dingen te leren. Maar ook omgekeerd leer ik veel van hen en helpen ze me met bepaalde systemen. Zo vullen we elkaar goed aan. Je hoeft niet alles zelf te kunnen. Het is oké als je elkaars talenten en kennis inschakelt.
Benieuwd naar onze jobs?
Administratief Logistiek Medewerker
MECHELEN
<p lang="nl-BE">Retail Partners Colruyt Group levert goederen aan de winkels van Spar, Alvo en Mini Market. Als medewerker leeggoedcel zorg je voor een correcte doorstroming van de leeggoedfacturatie.</p><p lang="nl-BE"><strong>Jouw takenpakket als Medewerker leeggoedcontrole: </strong></p><ul><li type="disc"><span >Je zal <strong>verantwoordelijk zijn voor het controleren, vergelijken en eventueel corrigeren van de registratie van leeggoed</strong> van klanten versus onze eigen diensten in het retourcentrum. </span></li><li type="disc"><span lang="nl-BE">Dit is voornamelijk<strong> computerwerk</strong>. De leeggoedbonnen komen van de zelfstandige ondernemer , en de chauffeur neemt mee wat hij nog kan meenemen. Hij schrapt of corrigeert de bon, en deze dienen gecontroleerd te worden. Bij afwijkingen wordt dit opgenomen door de leeggoedcel. Bijvoorbeeld, als we een rolcontainer missen, zoek je uit waar het probleem ligt en wat de oplossing is.</span><span lang="nl"> </span></li><li type="disc"><span >Mogelijke neventaken: inventaris verwerken en beheer van operationele mailbox</span></li></ul>
Administratief Medewerker Artikelbeheer Rollend Materieel
HALLE
<p class="MsoNormal"><span lang="NL-BE"><strong>Colruyt Group heeft een uitgebreide vloot aan rollend materieel waaronder vrachtwagens, manipulatietoestellen en personenwagens. Jij verzorgt specifiek het artikelbeheer van ons rollend materieel. Een gevarieerde job waarin dankzij jou alles op wieltjes loopt!</strong></span><o:p></o:p></p><p class="MsoNormal"><o:p></o:p></p><p class="MsoNormal" ><span lang="NL-BE"><strong>Jouw pakket als Administratief Medewerker Artikelbeheer bij Colruyt Group: </strong></span><o:p></o:p></p><ul><li type="disc"><a name="_Hlk156398686"><span lang="NL-BE">Je staat in voor de creatie van artikels binnen het rollend materieel. Hierbij zorg je voor de kwaliteit van de gegevens. Je verzamelt interne data en vraagt ook extra informatie op bij onze externe partners.</span></a><o:p></o:p></li><li type="disc"><span lang="NL-BE">Bij onduidelijkheid of wijzigingen neem je rechtstreeks contact op met onze leveranciers. Je staat hen te woord via telefoon en mail.</span><o:p></o:p></li><li type="disc"><span lang="NL-BE">Ook sta je rechtstreeks in contact met onze interne diensten, zowel aankoop, facturatie, garage, atelier manipulatietoestellen alsook het magazijn.</span><o:p></o:p></li><li type="disc"><span lang="NL-BE">Je staat in voor het versturen van de bestellingen van artikels. Hiervoor werk je in SAP. Alsook de volledig opvolging, van bestelling tot facturatie.</span><o:p></o:p></li><li type="disc"><span lang="NL-BE">Je verwerkt de orderbevestigingen en de bijhorende facturen nauwkeurig.</span><o:p></o:p></li><li type="disc"><span lang="NL-BE">Voor achterstallige leveringen ga je in contact met onze interne diensten en met onze leveranciers.</span><o:p></o:p><o:p></o:p></li></ul>
Colruyt Group Academy Officer
<p class="MsoNormal"><span lang="NL-BE"><strong>Colruyt Group Academy (CGA) organiseert inspirerende workshops voor klanten en bedrijven op 10 locaties verspreid over heel België. Als CGA Officer steek je mee de handen uit de mouwen om van deze workshops een onvergetelijke ervaring voor onze klanten te maken!</strong></span><o:p></o:p></p><p class="MsoNormal"><o:p></o:p></p><p class="MsoNormal"><span ><span lang="NL-BE">Je combineert nauwkeurig administratief werk met een sterke commerciële flair. </span></span><span lang="NL-BE">Enerzijds zorg je ervoor dat de organisatie van onze workshops vlekkeloos verloopt, anderzijds ben je het aanspreekpunt voor bedrijven en klanten, waarbij je hen met je commerciële inzicht optimaal bedient.</span><o:p></o:p></p><p class="MsoNormal" ><span lang="NL-BE"><strong>Jouw pakket als Officer bij Colruyt Group Academy: </strong></span><o:p></o:p></p><ul><li class="MsoListParagraphCxSpFirst" ><a name="_Hlk156398686"><span lang="NL-BE">Je verzamelt, beheert en verwerkt alle informatie met betrekking tot de workshops voor de deelnemers, lesgevers, regionale coördinatoren en productmanagers. Dit gaat van draaiboek tot evaluatie. Dit betekent bijvoorbeeld dat je na workshops feedback bundelt en op basis daarvan actiepunten voorstelt aan de productmanagers. </span></a><br><br><o:p></o:p></li><li class="MsoListParagraphCxSpMiddle" ><span lang="NL-BE">Lesgevers kunnen op jou rekenen om alle nodige informatie tijdig te ontvangen. Je staat ervoor in dat draaiboeken, presentaties en materiaallijsten tot in de puntjes in orde zijn. Zo biedt jij de nodige ondersteuning en kunnen lesgevers zich volledig focussen op het geven van hun workshops. </span><br><br><o:p></o:p></li><li class="MsoListParagraphCxSpMiddle" ><span lang="NL-BE">Je stemt regelmatig af met verschillende interne diensten zoals planning, marketing en stockbeheer, en zorgt ervoor dat iedereen tijdig over de juiste informatie beschikt. </span><br><br><o:p></o:p></li><li class="MsoListParagraphCxSpMiddle" ><span lang="NL-BE">Je waakt over de correctheid van de inhoud van onze websites, zorgt voor uniformiteit in de teksten en past prijzen en beelden aan waar nodig. </span><br><br><o:p></o:p></li><li class="MsoListParagraphCxSpLast" ><span lang="NL-BE">Vanaf het eerste contact tot na de boeking van vergaderzalen, keukens of teambuildingworkshops begeleid je bedrijven, scholen en verenigingen. Met jouw commerciële flair overtuig je hen van ons aanbod en zorg je ervoor dat ze met een tevreden gevoel terugkeren.</span><o:p></o:p></li><li type="disc"><span lang="NL-BE">Je verwerkt aanvragen zowel telefonisch als per mail, voert ze in in ons systeem en zorgt voor opvolging. Je hebt oog voor detail en staat ervoor in dat alles soepel verloopt, van offerte tot facturatie.</span><o:p></o:p></li><li type="disc"><span lang="NL-BE">Bij vragen of problemen sta je klanten vriendelijk en professioneel te woord en denk je actief mee over passende oplossingen. Je ziet commerciële kansen en speelt hierop in om de klanttevredenheid en verkoop te verhogen.</span><o:p></o:p></li></ul><p class="MsoNormal" ><span lang="NL">Je werkt vanuit Halle en kan tot 2 dagen per week thuiswerken of in onze regionale kantoren in Mechelen, Haasrode of Zwijnaarde werken.</span><o:p></o:p></p>
Verhalen van onze medewerkers
‘Te denken dat ik 26 jaar geleden tijdelijk begon op HR.’
Ilka
Aankoopmanager
#samendromen
‘Mijn werk heeft meteen effect op klant en leverancier.’
Els
Category marketeer
“Zoals je in de schuttersgilde sociaal moet zijn, moet je dat bij het Contact Center ook zijn.”
Jan
Dienstchef Contact Center
