Als Management Assistant is geen enkele dag hetzelfde
Astrid
Management Assistant Marketing Retail Partners Colruyt Group
Ruimte voor mijn interesses
Toen ik op gesprek ging stonden er twee vacatures als Management Assistant open, bij marketing en bij logistiek. Er werd mij meteen gevraagd naar welke vacature mijn voorkeur uit ging. Hiervoor werkte ik bij een HR-bedrijf waar ik al wat redactiewerk had gedaan. Aangezien ik bij marketing ook de kans zou krijgen om me met creatieve projecten bezig te houden, was die keuze snel gemaakt. Als nieuwe assistente komt er natuurlijk veel op je af, maar ik heb van bij de start altijd de ruimte gekregen om aan te geven wat ik graag doe. Daardoor kwamen er geleidelijk aan meer creatieve taken bij.
“Administratieve taken en creatieve projecten combineren? Graag!”
Plannen, structureren en samenwerken
Als Management Assistant is het heel belangrijk dat je goed kan plannen en gestructureerd kan werken. Voor je aan iets begint, moet je stilstaan bij hoe je het moet aanpakken en structureren. Vragen komen ook van overal, dus zonder structuur en goede planning kan je dat heel moeilijk bijhouden. We vormen met de assistentes wel een heel hecht team, dus we werken vaak samen. Iedereen springt meteen voor elkaar in de bres. Dat is ook wat mij het meeste motiveert in mijn job. Ik werk heel graag samen met mensen en voor mensen.
Een groot netwerk om aan te spreken
Ook buiten mijn afdeling heb ik veel contact met collega’s. Binnen Colruyt Group heerst een grote overlegcultuur, dus ik heb veel meetings en dat brengt een groot netwerk met zich mee. Ik spreek dat netwerk dan ook graag aan en omgekeerd merk ik dat mensen het leuk vinden om aangesproken te worden. Regelmatig organiseer ik events zoals een afscheidsdrink, een quiz, een eindejaarsdrink, … Daar krijg ik in de eerste plaats de ruimte voor, maar ook de vrijheid om mijn werkgroep zelf samen te stellen.
Andere mogelijkheden genoeg
Ik hoor vaak dat mensen een ‘werkvereenvoudiger’ in mij zien. Daar ligt de focus op hoe je werk van anderen kan vereenvoudigen door bvb coaching of processen te (her)bekijken. Ook Project Manager spreekt mij aan, omdat ik veel energie krijg uit mensen samenbrengen en doen samenwerken. Voorlopig leer ik nog heel veel bij, dus alles op zijn tijd. Er zijn ook veel mogelijkheden qua opleidingen om verder te groeien. Het gebeurt regelmatig dat nieuwelingen van een andere dienst komen en zijn doorgegroeid. Ik vind het knap dat dat allemaal in hetzelfde bedrijf kan.
Ann
Personal Assistant CEO Retail Partners Colruyt Group
Grootgebracht bij Colruyt Group
Bijna 30 jaar werk ik voor Colruyt Group waarvan ondertussen 19 jaar als Personal Assistant van dezelfde directeur. Dat is een heel bewuste keuze. Tijdens dat eerste gesprek met hem voelde ik meteen een klik. Dat is heel belangrijk voor mij. En na zoveel tijd heb je een persoonlijke band en is er veel onderling vertrouwen. Binnenkort start er een nieuwe CEO voor wie ik zal werken en neem ik afscheid van de huidige. Dat was eerst een moeilijke boodschap, maar ook met de nieuwe CEO was die eerste klik er. Ik heb er dus zeker vertrouwen in dat het goed zal meevallen! Ik hoop weer vertrokken te zijn voor nog eens 10 jaar.
“Als moederkloek ontferm ik me over een jong, dynamisch team.”
Elke dag is anders
Als ik ‘s ochtends aan mijn dag begin, weet ik nooit hoe die zal verlopen. Dat vind ik net leuk, ik zie wel wat er op mij afkomt. Ik bepaal ook zelf wat ik eerst doe. Meestal start ik met de mailbox en daar komen heel wat to do’s uit. Afhankelijk van wat er al op de planning staat, ga ik daar dan mee aan de slag. Daarnaast is zorgzaam zijn een heel belangrijk aspect van de job. Je moet er eigenlijk voor zorgen dat je manager comfortabel op zijn stoel zit en efficiënt kan werken. Alles daarrond moet door de assistent verwezenlijkt worden. Die combi van verschillende dingen, daar hou ik van. De meeste energie? Die haal ik uit de ondersteuning van onze CEO, maar evenzeer uit de strategische dagen waarbij ik notities neem. Daar schrijf ik achteraf een verslag van, zodat hierop verder gebouwd kan worden.
Leren van mekaar
Ik heb nog nooit in zo’n leuk team gewerkt met veel jonge mensen en een aantal nieuwelingen. We dragen enorm zorg voor elkaar. Ik voel me wel eens de moederkloek die zich ontfermt over een jong, dynamisch team. Vanuit mijn ervaring probeer ik hen goede raad mee te geven en hen dingen te leren. Maar ook omgekeerd leer ik veel van hen en helpen ze me met bepaalde systemen. Zo vullen we elkaar goed aan. Je hoeft niet alles zelf te kunnen. Het is oké als je elkaars talenten en kennis inschakelt.
Benieuwd naar onze jobs?
Administratief Medewerker Leveranciersbeheer
HALLE
<p ><span ><span ><span ><span ><b><span lang="NL-BE"><span >Als administratief medewerker bij Corporate Supplier Service beheer je de leveranciersgegevens van Colruyt Group. Je zorgt voor de opvolging en correcte registratie van de gegevens in onze databanken in en zorgt ervoor dat alle informatie up-to-date blijft. </span></span></b></span></span></span></span></p><p ><span ><span ><span ><b>Jouw takenpakket als Administratief Medewerker Leveranciersbeheer: </b></span></span></span></p><ul> <li ><span ><span ><span >Je gaat aan de slag in het Corporate Supplier Service Team van Colruyt Group.</span></span></span></li> <li ><span ><span ><span >Je bent het aanspreekpunt voor alle vragen van interne stakeholders zoals onze Aankopers en Aankoopassistenten. </span></span></span></li> <li ><span ><span ><span >Je krijgt informatie over de leveranciers, geeft die gegevens (adres- en contactgegevens, financiële info …) in onze databases in.</span></span></span></li> <li ><span ><span ><span >Je zorgt ervoor dat alle masterdata correct zijn en gaat hier discreet mee om.</span></span></span></li> <li ><span ><span ><span >In je job heb je veel contacten (zowel telefonisch als via mail) met de verschillende diensten binnen Colruyt Group (Finance, Logistiek …).</span></span></span></li> <li ><span ><span ><span >Je krijgt regelmatig dringende aanvragen te verwerken en kan het overzicht goed bewaren en prioriteiten stellen zodat je je taken binnen het afgesproken servicelevel afwerkt. </span></span></span></li> <li ><span ><span ><span >Je neemt als Key User deel aan werkgroepen om de werkprocessen mee te verbeteren.</span></span></span></li></ul><p ><span ><span ><span >Je werkt in Halle.</span></span></span></p>
Planningmaker Technics
HALLE
<p ><span ><span ><span ><b>Colruyt Group is een van de grootste retailers in België en heeft een groot aantal techniekers in dienst. Een goede planning is dus onmisbaar om een vlotte werking te garanderen. Dankzij jouw organisatorische vaardigheden blijft niemand in de kou staan.</b><br /><br /><b>Wat zijn jouw taken als Planner?</b></span></span></span></p><ul> <li ><span ><span ><span >Je bent het eerste aanspreekpunt voor de techniekers en staat in contact met jouw leidinggevende om de bezettingsgraad te bespreken.</span></span></span></li> <li ><span ><span ><span >Je stelt de dagelijkse werkplanning op en houdt hierbij rekening met haalbaarheid en de beschikbaarheid van onze techniekers.</span></span></span></li> <li ><span ><span ><span >Je hebt oog voor efficiëntie in functie van locatie en kijkt waar efficiëntiewinst mogelijk is.</span></span></span></li> <li ><span ><span ><span >Je zorgt voor een nauwkeurige opvolging in diverse computersystemen.</span></span></span></li> <li ><span ><span ><span >Je bent een cruciale schakel tussen technieker, werkvoorbereider en andere collega’s zoals teammanagers en projectingenieurs.</span></span></span></li></ul><p ><span ><span ><span >Je werkt in Halle.</span></span></span></p>
Administratief Medewerker Factuurcontrole
HALLE
<p ><span ><span ><span ><b>De puntjes op de ‘i’, daarvoor moeten we bij jou zijn. Als Administratief Medewerker Factuurcontrole</b> <b>help jij onze aankopers en bestellers om de leveranciers correct en tijdig te betalen. Een job met verantwoordelijkheid in een gezellig en gedreven team!</b></span></span></span></p><p ><span ><span ><span ><b>Jouw takenpakket als Administratief Medewerker Factuurcontrole: </b></span></span></span></p><ul> <li ><p><span ><span >Als administratief medewerker factuurcontrole ben je verantwoordelijk voor het controleren van binnenkomende facturen. Is de vermelde hoeveelheid correct? Klopt het totaalbedrag? De facturen gaan over uiteenlopende zaken: van de aankoop van vijzen of zonnepanelen, tot sneeuw laten ruimen in de winter.</span></span></p></li> <li ><span ><span ><span >Je hebt regelmatig schriftelijk en telefonisch contact met leveranciers, de boekhouding en verschillende interne partners, om na te gaan of een factuur in lijn is met gemaakte afspraken en er overgegaan kan worden tot betaling. </span></span></span></li> <li ><span ><span ><span >Als er afwijkingen zijn tussen de factuur en de ontvangstdocumenten ga je op zoek naar de oorzaak ervan en beslis je of je de factuur goedkeurt of niet. Wanneer nodig, vraag je een creditnota aan bij de leverancier. Als je een factuur niet kan goedkeuren, blokkeer je ze.</span></span></span></li> <li ><span ><span ><span >Via maandelijkse rapporteringen volg je de stand van zaken op en zorg je ervoor dat facturen tijdig verwerkt worden, zodat we de betaaltermijnen naar onze leveranciers toe respecteren.</span></span></span></li></ul><p ><br /><span ><span ><span >Je werkt in Halle en kan tot 2 dagen per week in een van onze regionale kantoren werken (Haasrode, Mechelen, Zwijnaarde, …).</span></span></span></p>
Verhalen van onze medewerkers
‘Te denken dat ik 26 jaar geleden tijdelijk begon op HR.’
Ilka
Aankoopmanager
#samendromen
‘Mijn werk heeft meteen effect op klant en leverancier.’
Els
Category marketeer
“Zoals je in de schuttersgilde sociaal moet zijn, moet je dat bij het Contact Center ook zijn.”
Jan
Dienstchef Contact Center
