Samen tot de beste IT oplossing komen voor business én klant

Een tijdje geleden startte ik met mijn eerste project als Business Architect. Het doel was om onze klanten de mogelijkheid te bieden om hun aankopen bij de online apotheek Newpharma af te halen in verschillende Colruyt- en OKay-winkels, verspreid over heel België. We hadden al verschillende afhaalpunten beschikbaar voor klanten die bestellingen plaatsten bij Dreambaby, maar deze samenwerking met Newpharma was toch uniek. Newpharma was namelijk onze eerste externe partner die mee in ons afhaalproces zou stappen. Dat maakte deze opdracht veel complexer en uitdagender dan op het eerste zicht lijkt.

Als Business Architect ben ik een van de eerste personen die de noden en requirements van de business moet capteren. Daardoor speelde ik al vrij vroeg een belangrijke rol tijdens het project. Samen met enkele collega’s, waaronder een Supply Chain Manager, ging ik rond de tafel zitten met Newpharma om een aantal cruciale vragen scherp te krijgen: wat zijn de pro’s en contra’s van dit project? Zijn er bestaande tools en systemen beschikbaar waarop we een beroep kunnen doen? En heel belangrijk: zijn er bepaalde (interne) processen die we moeten aanpassen? Want wat soms over het hoofd wordt gezien, is dat de implementatie van nieuwe processen, vaak ook andere teams impacteert. Zo krijgt het contactcenter van Colruyt Group door dit project nu ook vragen binnen over Newpharma. Zo’n zaken zijn belangrijk om mee te nemen in de business case.

Eens we samen de strategische krijtlijnen hadden uitgetekend en in een business case hadden gegoten, werden ook andere collega-experten bij het project betrokken. Denk aan Solution Analisten en IT-architecten. Zij gaan verder waar ik stop: ze gaan op zoek naar de meest geschikte tools en systemen om de business case te concretiseren. Zo bracht ik in kaart dat de Newpharma-parcels gereceptioneerd moesten worden in onze magazijnen zodat we deze info kunnen delen met de klanten en Newpharma, terwijl de Solution Analisten en IT-architecten de finetuning doen en bekijken welke systemen er daarvoor het meest geschikt zijn. Natuurlijk denk ik met hen mee, en wordt er veel overlegd om tot de beste oplossing te komen.

In totaal hebben zo’n vijftig collega’s actief meegewerkt aan het project, maar het aantal stakeholders die we doorheen het proces moesten informeren, kan je eigenlijk vervierdubbelen. Want van zodra je een ander team ‘impacteert’, moet je daar automatisch rekening mee houden. Dat maakt dat ik in mijn functie zowel analytisch als communicatief sterk moet zijn. Zo moet ik in sommige gevallen de business ervan overtuigen dat bepaalde keuzes beter zijn dan andere zonder mijn mening te veel door te duwen. Niet altijd even gemakkelijk, maar die wisselwerking geeft wel enorme voldoening. Na meer dan twee jaar intensief aan dit project te werken, zijn we in februari 2021 live gegaan. Toen ik onze realisaties kon presenteren aan alle stakeholders, was de ontlading enorm. Het zijn die topmomenten die mijn job zo uitdagend maakt.