Efficiënt en mensgericht werken

Ik ben eigenlijk heel spontaan in mijn functie als werkvereenvoudiger gerold. Toen ik vier jaar geleden een opleiding volgde over procesoptimalisatie in het kader van mijn toenmalige job, kwam Colruyt Group ter sprake als een van de best practice bedrijven. De efficiënte manier van werken die de groep zo typeert, sprong me meteen in het oog en triggerde me om te solliciteren. Amper een jaar later ging ik van start als werkvereenvoudiger.

De essentie van mijn job is heel duidelijk: bestaande werkprocessen onder de loep nemen, ze stroomlijnen en verder optimaliseren. Werkvereenvoudigers worden ingezet over de volledige organisatie heen: in onze distributiecentra, onze centrale diensten en in de winkels. Zelf werkte ik de voorbije drie jaar vooral op de supply chain-processen van de Colruyt-winkels, waar ik onder meer de dalende productiviteit op een los- en laadzone zone onder handen heb genomen.

Om de oorzaak van een probleem correct in te schatten, begin ik met een observatie op het terrein. Enerzijds draai ik zelf mee in de praktijk om pijnpunten bloot te leggen en anderzijds ga ik als observator aan de zijlijn staan. Door dat te doen, kan ik makkelijker de vinger op de zere plek leggen en verbanden leggen tussen mijn observaties en feitelijke cijfers.

Naast al die interessante en bruikbare inzichten, bouw ik ook een band op met de collega’s die het werk dagelijks uitoefenen. Een nauwe samenwerking is van belang om tot een oplossing te komen waar iedereen zich in kan vinden én de meerwaarde van inziet.

Na zo’n praktijkoefening zit ik aan tafel met verschillende collega’s, waaronder de divisie- en afdelingsmanager. Met hen bespreek ik mijn voorstel, maar ook de kostenbesparing en productiviteitscijfers. Wordt het voorstel goedgekeurd? Dan sla ik de handen in elkaar met de betrokken teammanager en zijn team. Die variatie aan uiteenlopende werkomgevingen en contacten maakt mijn opdracht heel boeiend.

Een goede werkvereenvoudiger worden, leer je niet op school. Je moet een aantal hard en soft skills combineren. Zo moet je kunnen observeren en analyseren, maar ook bemiddelen, overtuigen én je kunnen inleven in de ideeën van anderen. Het rationele aspect blijft tot in de laatste stap van het proces zeer belangrijk, maar even belangrijk is het bedanken van collega’s voor hun enthousiasme en medewerking. Een blijk van waardering zorgt ervoor dat mensen dat tikkeltje meer hun best doen. Zo maken we een echt succes van werkvereenvoudiging.

Na een eerste werkervaring als distributieplanner bij een grote internationale speler was ik op zoek naar een nieuwe, minder bureau-gebonden uitdaging. Intussen ben ik al anderhalf jaar aan de slag als werkvereenvoudiger voor de Colruyt-winkels van de regio Vlaams-Brabant en Vilvoorde-Leuven. Een heel uitdagende job met projecten van uiteenlopende omvang. Zo werk ik momenteel aan een groot optimalisatieproject voor Collect&Go, maar neem ik er ook kleinere projecten tussen. Hoe ik mijn tijd indeel, beslis ik zelf. Die vrijheid bevalt me wel. We zijn heel autonoom in onze job, en dat vraagt een zekere zelfstandigheid en maturiteit.

Als werkvereenvoudiger ben ik eigenlijk het tweede paar ogen tijdens een project. Ik observeer de werking van de winkel en zit samen met de betrokken partijen, zoals de winkelmanager en de winkelmedewerkers. Tegelijk ben ik een analist. Net die afwisseling vind ik zo fijn. Bovendien krijg ik de ruimte om bij het zoeken naar een oplossing creatief en out of the box te denken.

In december 2021 kreeg ik de kans om een belangrijk crisisproject te coördineren. De winkels kampten met een personeelstekort door de eindejaarsdrukte in combinatie met de coronacrisis. Om het hoofd te bieden aan dat tekort, spoorden we ruim 4.000 medewerkers uit onze centrale diensten aan om te komen helpen. Een gestroomlijnde aanpak was nodig om de vraag naar helpende handen enerzijds en het aanbod van medewerkers anderzijds te kunnen organiseren. Samen met een collega boog ik me drie dagen lang over een gepaste aanpak. Uiteindelijk lieten we een website ontwerpen die aan deze nood beantwoordde. De complexiteit en urgentie van dit project gaf me veel voldoening, maar de appreciatie die ik achteraf kreeg van collega’s en directie was voor mij de kers op de taart!