Rechercher ensemble la meilleure solution IT, pour l’entreprise comme pour les clients

Il y a quelque temps, j’abordais mon premier projet en tant que business architect. L’objectif était de pouvoir offrir aux clients la possibilité de venir retirer leurs achats effectués sur le site de la pharmacie en ligne Newpharma dans plusieurs magasins Colruyt et OKay, partout en Belgique. Divers points de retrait étaient déjà disponibles pour les clients qui avaient passé commande chez Dreamland et Dreambaby, mais ce partenariat avec Newpharma était une première. Newpharma était d’ailleurs le premier de nos clients externes à nous accompagner dans notre processus de création de points relais. Cet aspect a rendu ce premier défi bien plus complexe qu’il n’y paraît.

En tant que business architect, je suis l’une des premières personnes à devoir comprendre les besoins et les exigences des partenaires commerciaux au sein du groupe. C’est pour cette raison que j’ai joué un rôle important très tôt dans le déroulement de ce projet. Avec quelques collègues, dont un supply chain manager, je me suis concertée avec Newpharma afin d’éclaircir une série de questions cruciales : quels sont les pours et les contres de ce projet ? Pouvons-nous retravailler des outils et des systèmes existants ? Et la plus importante : devons-nous adapter certains processus (internes) spécifiques ? En effet, beaucoup ont tendance à sous-estimer l’influence que l’implémentation de nouveaux processus exerce parfois sur les autres équipes. Par exemple, à la suite de ce projet, le centre de contact de Colruyt Group a commencé à recevoir des questions concernant Newpharma. Ce genre d’aspects est important à prendre en compte dans le business case.

Une fois que nous avons déterminé la marche à suivre et que nous l’avons utilisée pour élaborer un business case, d’autres collègues experts, tels que des analystes solution et des architectes IT, ont également été impliqués dans le projet. Ils ont continué sur notre lancée en recherchant les outils et les systèmes les plus adéquats afin de concrétiser notre business case. Ainsi, j’ai pu déterminer que les colis Newpharma devaient être réceptionnés dans nos magasins afin que nous puissions partager cette information avec les clients et le partenaire. De leur côté, les analystes solution et architectes IT se sont chargés des derniers réglages et ont décidé quels systèmes étaient les plus adaptés à cette tâche. Bien sûr, je participe à leurs réflexions, et nous nous concertons sans arrêt pour arriver à la meilleure solution possible.

Au total, près de 50 collègues ont activement collaboré à ce projet, mais en comptant toutes les parties prenantes que nous avons dû tenir informées tout au long du processus, le nombre est multiplié par quatre. En effet, dès que votre projet affecte une autre équipe, vous devez automatiquement en tenir compte. Mon poste me demande donc d’être aussi efficace sur le plan analytique que sur le plan communicationnel. Ainsi, dans certains cas, je dois convaincre les partenaires commerciaux que certains choix sont plus adéquats que d’autres, en essayant de ne pas trop imposer ma vision. Ces interactions ne sont pas toujours faciles, mais apportent tout de même beaucoup de satisfaction. Après deux années à travailler sans relâche sur ce projet, nous avons enfin pu le lancer en février 2021. Lorsque j’ai pu présenter nos réalisations à toutes les parties impliquées, j’ai ressenti un énorme soulagement. Ce sont les moments magnifiques comme ceux-là qui rendent mon travail aussi stimulant.